Outlook'taki sunucudan tüm e-postaları nasıl indirebilirim?

Outlook, Microsoft Exchange Server kullanıcıları için birincil e-posta arabirimidir. E-postaları hızlı ve kolay bir şekilde almak ve göndermek için sunucu ile senkronize edilir. E-posta istemcinizin Outlook.com, Hotmail veya hatta Gmail gibi bir üçüncü taraf olması fark etmez, hesabınızı kolayca kurabilir ve tüm bu iş e-postalarını göndermeye başlayabilirsiniz.

E-postalarınız olduklarından, elbette, bunları istediğiniz zaman açabilmeyi istersiniz. Outlook'un, yazmanızdan bu yana kaç ay geçmiş olursa olsun, ihtiyacınız olan herhangi bir e-postayı görüntüleyeceğine güvenebilirsiniz. Ya da yapabilir misin? Görünüşe göre işler o kadar basit değil. Outlook varsayılan olarak her şeyi görüntülemez: E-postalarınızın çoğu Microsoft Exchange Server'da kalır, Outlook'ta ise sizin için yalnızca bir kısmı kullanılabilir.

Outlook 2019, 2016, 2013 veya Office 365 için Outlook kullanıyorsanız, bir gelen kutusu ayarını değiştirmeden eski e-postalarınıza anında erişemezsiniz. E-postanız sonsuza kadar sunucuda tutulsa da, dilerseniz, yerel bir kopyaya sahip olmanın rahatlığını da bekleyebilirsiniz. Ancak, Outlook'un kurulma şekliyle, e-postalarınızın 12 aya kadarını yerel diskinize indirir. Bu tarihten daha eski e-postaları okumanız gerekiyorsa, Outlook'u bunları sunucudan indirmeye zorlamak için uygun eylemi gerçekleştirmeniz gerekecektir.

Outlook'un Neden E-posta İndirme Sınırı Var?

Durumun neden böyle olduğunu merak edebilirsiniz. Bunun nedeni, Microsoft Office'in sisteminize yüklendiğinde bazı akıllı ayarlar yapmasıdır. Tüm donanımınızı kontrol eder ve programın sistemde en iyi şekilde çalışmasını sağlamak için gerekli ayarlamaları yapar. Outlook ve kurumsal e-postalarla ilgili olarak, donanımınızda gerçekleştirdiği kontroller indirme parametrelerini ayarlamak için kullanılır.

Açıkça, yardım etmeye çalışıyor, ancak program işin başını karıştırabilir. Ne kadar alan kaldığını doğrulamak için sabit diskinizi kontrol ettikten sonra, e-postalarınızdan kaç tanesinin yerel olarak tutulacağını belirleyen zaman sınırını otomatik olarak ayarlar. Kullanılabilir disk alanı ne kadar fazla olursa, o kadar çok e-posta indirilir. Hesaplama aşağıdaki formüle göre yapılır:

• Boş disk alanı 64 gigabayta kadar ise, 12 aya kadar e-postalar otomatik olarak bilgisayarınıza indirilir.
• Boş disk alanı 32 gigabayt ile 64 gigabayt arasında bir yerde bulunuyorsa (her iki numara hariç), üç aylık e-postalar otomatik olarak bilgisayarınıza indirilir.
• Diskteki boş alan miktarı 32 gigabayttan azsa, bilgisayarınızın yerel deposunda yalnızca bir aylık e-postalar saklanır.

Yaygara neyle ilgili olduğunu ve ayarın neden yalnızca 'tüm e-postaları indir' veya benzer bir şekilde ayarlanamayacağını merak edebilirsiniz. Aslında, yaygın inanışın aksine, e-postalar çok fazla depolama alanı kaplayabilir. Yoğun e-posta yüklü hayatlar sürenler, genellikle hem gönderilen hem de alınan e-postaların büyük miktarda yer kapladığını fark ederler. Disk kullanımınızı izlemezseniz, uyanarak tüm alanınızın ticari yazışmalarınız tarafından yutulduğunu görebilirsiniz.

Microsoft da bunu biliyor. Bu nedenle Office, Outlook için varsayılan yerel e-posta depolama sınırı gibi depolama parametrelerini otomatik olarak ayarlayacak şekilde tasarlanmıştır. Genellikle bu sorun değildir; Muhtemelen geçmiş yılların e-postalarına fazla ihtiyaç duymuyorsunuz. Dahası, ayardan bağımsız olarak görevlerinize, takvim randevularınıza ve kişilerinize yerel olarak erişebilirsiniz.

Bu ayarın etkinliğinin, kullandığınız e-posta istemcisi türüne bağlı olduğunu unutmayın. Microsoft’un Hotmail, Outlook veya 0365 gibi yerel e-posta hizmeti sağlayıcılarından birini kullanıyorsanız, bu ayar yerel olarak kaç e-postanın mevcut olduğunu etkiler. Aynı ilke, etrafındaki popüler iş e-posta hizmetlerinin çoğu için de geçerlidir. Ancak, Gmail, Yandex veya Yahoo gibi genel bir sağlayıcı kullanıyorsanız, ayarın herhangi bir etkisi olmayacağından bu endişeniz olmayacaktır. Microsoft Exchange Server'daki tüm e-postalarınızın, bilgisayarınızın dahili deposunda depolanmış yerel bir kopyası olacaktır.

Outlook'un Sunucudan Tüm E-postaları İndirmesini Sağlama

Buradaki sunucu doğal olarak Microsoft Exchange Sunucusuna atıfta bulunur. Bazı işletmeler tesiste bir Exchange Sunucusu barındırmak için bir lisans satın alırken, diğerleri üçüncü taraf bir Hizmet olarak Exchange sunucu sağlayıcısına yönelir. Microsoft'un kendisi tarafından barındırılan hizmetin bulut versiyonu olan Exchange Online'ın popülaritesi de artıyor.

Kullanılan Exchange modundan bağımsız olarak, ana işlevi aynı kalır: bilgisayarlar arasında e-postalar gönderen bir ileti aktarım aracısı. Mesajlar, bu durumda Outlook gibi bir e-posta istemcisi aracılığıyla her iki uçta okunur.

Esasen, Exchange kullanarak, şimdiye kadar gönderdiğiniz ve aldığınız tüm e-postalar Exchange Sunucusunda kalıcı olarak saklanır. Elbette, e-postalarınızın ebedi saklanması, bireysel hesaplar için bulut depolama sınırları ve hesabın sürekli kullanımı gibi şeylere tabidir. Burada önemli olan nokta, normal şartlar altında, bilgisayarınızda depolanmamış olsalar bile, gerçekten eskiler de dahil olmak üzere, e-postalarınızı yine de görebilmenizdir.

Peki, ne yapabilirsin tüm e-postaları sunucudan Outlook'a indirmek ister misiniz? Outlook'ta tüm e-postalarınızı görüntülemek isterseniz, iki yol vardır.

Yöntem 1: Outlook'ta 'Diğer' bağlantısını kullanın

Outlook for Office, bir klasörde görüntülenen e-postaların sayısını artırmanın kolay bir yolunu sunar. Hesabı uzun süre koruduğunuzu veya uzun bir e-posta geçmişine sahip olduğunuzu varsayarsak, uygulama genellikle yalnızca en son e-postaları görüntüler. Ama sen yapabilirsin Outlook'u tüm IMAP e-postalarını indirmeye zorlayın - veya en azından onları sergileyin.

Gelen Kutusu veya Outlook'ta Gönderilmiş gibi bir klasördeyseniz ve aşağı kaydırdığınızda, kısa süre içinde görüntülenen e-postaların sonuna ulaşırsınız. Tam orada, daha fazla mesaj görüntülemek için bağlantıya tıklayabileceğinizi bildiren bir mesaj göreceksiniz:

Sunucuda bu klasörde daha fazla öğe var

Microsoft Exchange'de daha fazla e-posta görüntülemek için Buraya tıklayın

“Microsoft Exchange'de daha fazla e-posta görüntülemek için Burayı Tıklayın” bağlantısını tıkladığınızda, Outlook o klasör için geri kalan e-postaları bilgisayarınıza indirecektir. Bu yalnızca internet bağlantınız varsa çalışır. Ayrıca, yalnızca belirli bir klasör için e-postalar indirilir. Böylece, Gönderilenler klasöründeyseniz, yalnızca şimdiye kadar gönderdiğiniz tüm e-postaları alırsınız.

Bir posta kutusu araması yaparsanız bu ilke geçerlidir. Arama sorgunuzu yazdığınızda ve sonuçlar görüntülendiğinde, arama terimiyle eşleşen çok sayıda e-posta varsa, sonuçlar sayfasının altında aşağıdakileri görebilirsiniz:

Son sonuçlar gösteriliyor…

Daha

Daha fazla bağlantısına tıklamak, arama sorgunuzla eşleşen e-postaların geri kalanını indirir.

Tüm e-postalarınızı belirli bir klasörde bir bakışta görmek isterseniz, Outlook için web uygulaması aracılığıyla hesabınıza giriş yapabilirsiniz. Bu sizi hesabınız için Microsoft Exchange Sunucusu arayüzüne götürür ve burada depolanan her şeyi görebilirsiniz.

Yöntem 2: Outlook'ta 'Çevrimdışı Tutulacak Posta' Ayarını Değiştirin

Bu, Outlook'un bilgisayarınızda kaç aylık e-posta tutacağını belirleyen ayardır. Bunun yalnızca bir Microsoft e-posta istemcisi veya tanınmış bir iş e-posta hizmet sağlayıcısı kullanıldığında işe yaradığını unutmayın. Hatta tutulan postaların sayısını artırabilir veya azaltabilirsiniz. Outlook'a e-postalarınızın her birini yerel olarak kaydetmesini de söyleyebilirsiniz.

Microsoft'a göre:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ve Office 365 için Outlook, 1, 3, 6, 12 veya 24 ay veya Tümü seçeneklerini sunar. Outlook 2019, Outlook 2016 ve Office 365 için Outlook 3 gün, 1 hafta ve 2 haftalık ek seçenekler sağlar.

Daha fazla uzatmadan yapmanız gerekenler:

• Outlook uygulamasını başlatın.
• Dosya sekmesine gidin.
• Hesap Ayarları açılır seçeneğini seçin.
• Seçenek genişletildiğinde, Hesap Ayarları'nı seçin.
• Hesap Ayarları penceresinde E-posta sekmesini seçin.
• Outlook'ta birden fazla hesabınız varsa, burada görüntülenecektir. Ayarlarını değiştirmek istediğinizi seçin ve ardından Değiştir düğmesine tıklayın.
• Hesabı Değiştir iletişim kutusu görüntülenir. Önbelleğe Alınmış Exchange Modunu Kullan onay kutusunun işaretli olduğundan emin olun.
• 'Çevrimdışı tutmak için posta' kaydırıcısını istenen yıl, ay, gün veya hafta sayısına getirin. (Kaydırıcı griyse, yöneticiniz ayarı değiştirmenizi engellemiş olabilir.)
• İleri düğmesine tıklayın.
• Yapılandırma değişikliğini onaylamanızı isteyen bir pencere açılır. Tamam'ı tıklayın.
• Bitir'e tıklayın ve Outlook'u yeniden başlatın.

Kısa bir süre sonra Outlook'un altında 'Klasörlerinizin güncel olduğunu' bildiren bir mesaj göreceksiniz. Bu yalnızca Outlook tüm iletilerinizi Microsoft Exchange Sunucusundan indirmeyi tamamladıktan sonra görünür.

Yalnızca yeterli depolama alanı varsa Tümü seçeneğini seçin. Ayarlarınız, diskinizdeki alan miktarıyla eşleşmelidir. Tüm e-postaları sınırlı alana sahip bir diske indirme seçeneğini seçerseniz, sorunlar kaçınılmazdır. Daha fazla alan boşaltmak için önce tüm istenmeyen öğeleri depolama alanınızdan silmenizi öneririz.

Doğal olarak, deponuzdan nelerin çıkarılacağına karar vermekte zorlanabilirsiniz, bu yüzden size yardım etmek için buradayız. Sisteminizdeki bariz dosyalar dışında, depolama kullanımınızı artırmanın dışında hiçbir amaca hizmet etmeyen gereksiz dosyaların da olduğunu biliyor muydunuz? Elbette onlardan kurtulmak istersiniz, ancak nerede olduklarını bulmak bir sorun olabilir.

Bu bilmeceyi çözmek için BoostSpeed'i indirmenizi öneririz. Bu yazılım, gereksiz sistem ve kullanıcı geçici dosyaları, web tarayıcısı önbelleği, kullanılmayan hata günlükleri, kalan Windows Update dosyaları, gereksiz Microsoft Office önbelleği ve çok daha fazlası gibi her tür PC çöpünü temizlemek için tasarlanmıştır. Taramadan sonra, fazladan gigabaytlık disk alanının geri kazandığını göreceksiniz. Bonus olarak BoostSpeed, sistem yavaşlamalarının tüm nedenlerini bulur ve ortadan kaldırarak bilgisayarınızın eskisinden daha iyi ve daha kararlı çalışmasını sağlar.